Como a emissão de nota fiscal automatizada pode facilitar a sua rotina
Com as vendas em expansão no ecommerce, o empreendedor precisa contar com ferramentas que facilitem a rotina e permitam integrar ainda mais o seu negócio e ampliar o campo de vendas. Contar com a emissão de nota fiscal automatizada facilita, e muito, o seu dia a dia.
Para facilitar a geração de documentos fiscais, um emissor de nota fiscal é fundamental para agilizar o processo e minimizar burocracias. Através de um sistema de gestão eficiente, é possível emitir notas fiscais de forma automatizada e ainda centralizar informações em uma plataforma única, integrando o seu negócio. Neste artigo, vamos abordar um pouco sobre as funcionalidades e benefícios de um emissor de nota fiscal e como funciona o processo na prática.
A importância de emitir notas fiscais:
Não importa o tamanho da empresa, a emissão de notas fiscais é um processo que formaliza a venda de um produto ou serviço e registra as transações de faturamento do negócio. O processo eletrônico da nota fiscal veio para reduzir a sonegação de impostos e possibilita melhor fiscalização dos órgãos responsáveis.
Para emitir uma nota fiscal é preciso um sistema que possua conexão com a Sefaz, para gerar os modelos de documentos eletrônicos com as informações validadas. Quando o emissor de nota fiscal está integrado ao sistema de gestão, também é possível assinar o documento através do Certificado Digital e enviar para o cliente automaticamente.
Na prática, como funciona a emissão de notas fiscais eletrônicas?
Para as notas fiscais serem emitidas, são preciso três passos:
1- Certificado Digital: Que é o documento que valida as informações da empresa;
2- Credenciamento na Sefaz: nesta etapa é preciso fazer o processo em todas as UFs em que a empresa estiver presente;
3- Sistema de gestão: para emitir as notas fiscais eletrônicas de forma simples e automatizada, já enviando ao cliente.
Após os passos de cadastro, a operação segue da seguinte forma:
O sistema de gestão ERP recebe as informações, valida a transação e envia a NF-e de forma automática. Em seguida, é gerado um documento para acompanhar a mercadoria e os dados são enviados para a Sefaz para a autenticação. Feito isso, o sistema também gera um cupom fiscal destinado ao cliente e emite relatórios fiscais para o fechamento de caixa.
Vantagens em dispor de um emissor de notas fiscais:
Emitir as notas fiscais de forma automática é sem dúvida um processo que elimina trabalho manual, minimiza a burocracia e simplifica a fiscalização dos órgãos responsáveis.
Na rotina da empresa, também é um fator que reduz gastos operacionais como a impressão e armazenagem de documentos físicos, estando tudo arquivado no sistema em nuvem. Outros benefícios importantes para a empresa, quando conta com um bom sistema de gestão que emite notas fiscais, são:
- Controle de documentos e melhora no planejamento tributário;
- Configuração simples e redução de trabalho manual;
- Integração com a gestão financeira e logística e envio automático das notas fiscais.
Atualização Nota Fiscal Eletrônica
A nota fiscal eletrônica passou a valer com atualizações que trazem mudanças significativas, entre elas, o novo campo de indicação do intermediador da operação. Este campo é exclusivo para preenchimento de empresas que realizam operações presenciais, não presenciais (pela internet, teleatendimento), ou NFC-e em operação com entrega a domicílio.
Os intermediadores da operação são empresas que prestam serviços ou agenciam negócios comerciais, como por exemplo os marketplaces, plataformas de entrega, entre outros. O novo campo permite que o Sefaz acompanhe o crescimento deste modelo de negócio ao longo dos anos.
O preenchimento é realizado com o CNPJ do intermediador da operação, diretamente na nota fiscal, podendo ser de forma manual ou automática, dependendo do seu sistema de gestão ou do emissor de notas fiscais. Em caso de compra direta na loja virtual, sem a intermediação de um marketplace, por exemplo, não é preciso preencher o campo.
A adequação às novas regras é facilitada quando contamos com uma gestão automatizada, como é o caso do Bling que faz o preenchimento automático na nota fiscal caso a venda tenha ocorrido a partir dos seguintes intermediadores: Amazon, Amazon FBA Classic (Fulfillment), Amazon FBA Onsite (Fulfillment), B2W Marketplace via Skyhub, Carrefour, Centauro, Colombo, GPA, Integracommerce (Magalu), Leroy Merlin Marketplace, Madeira Madeira, Mercado Livre, Shopee, Via Varejo e Zoom.
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Dicas para escolher um bom sistema de gestão para emissão de notas fiscais eletrônicas
Na hora de contratar um ERP que proverá a integração entre os setores da empresa e também será a ferramenta para emitir notas fiscais eletrônicas, é importante atentar a alguns detalhes:
Suporte: Sempre que precisar de ajuda para resolver alguma questão referente ao funcionamento do sistema, é importante ter à disposição canais de comunicação com o suporte técnico do ERP, seja por chat, telefone ou outro canal.
Mobilidade: Funcionamento online e armazenamento em nuvem são fatores fundamentais para trabalhar em qualquer lugar e garantir que os seus dados estejam seguros e armazenados em nuvem. O emissor de notas fiscais em nuvem traz segurança pois a qualquer ataque ao sistema um dos mecanismos de proteção é a criptografia com os servidores, o que garante o arquivamento dos dados e senhas. O sistema em nuvem também permite que a gestão seja acessada de qualquer dispositivo móvel.
Integração: É fundamental que o emissor de notas esteja integrado à frente de caixa e gestão financeira, pois facilita o processo de relatórios e também armazena as notas fiscais em XML. Cálculo automático de impostos: Além de armazenar as informações de cadastro, clientes e produtos com os principais impostos das notas fiscais, como ICMS, ST, Cofins, PIS, etc, o emissor também calcula automaticamente a taxa tributária.
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