Certificado Digital: tudo o que você precisa saber para escolher o seu

O certificado digital é uma espécie de identidade digital para a empresa, o qual permite a realização de transações na internet, da mesma forma que um CPF funciona para uma pessoa física.

Você é um micro ou pequeno empresário que vai começar a emitir nota fiscal? Provavelmente, uma de suas dúvidas seja sobre o uso do certificado digital.

Até porque além de ser um item obrigatório para alguns tipos de empresas, essa é uma das tecnologias que mais estão sendo usadas atualmente. Aliás, manter um certificado ajuda seu negócio a manter a parte contábil em dia, além de é claro, possibilitar a emissão das Notas Fiscais Eletrônicas (NF-es).

Mas, você pode estar se questionando: como funciona o certificado digital? Quais os tipos existentes? Qual o melhor certificado para minha empresa?

Pois bem, é sobre essas e outras perguntas que vamos falar no conteúdo de hoje. Então, aproveite a leitura para saber tudo!

O que é Certificado Digital?

O certificado digital é uma espécie de identidade digital para a empresa, o qual permite a realização de transações na internet, da mesma forma que um CPF funciona para uma pessoa física.

Essa tecnologia possibilita que seu negócio envie e assine documentos pela web de forma legal, assim como dá a oportunidade de emitir as notas fiscais eletrônicas.

E não para por aí, já que com esse recurso é possível fazer operações bancárias e a entrega de algumas declarações, como e-Social e Imposto de Renda Pessoa Jurídica.

Como funciona o Certificado Digital?

Uma vez que o certificado digital contém os principais dados da empresa – o que a diferencia das outras -, esse ‘sistema’ criptografa os documentos assinados no momento do envio.

Esse item de trabalho guarda variadas informações em seu interior, como dados pessoais da organização, a chave pública, data de renovação do serviço, assinatura digital da Autoridade Certificadora (AC) e número de série.

Assim, todas essas informações codificadas em múltiplos códigos são embaralhadas, de modo que os dados permaneçam seguros durante uma operação, como a entrega do IRPJ, por exemplo.

Essa identificação virtual tem se tornado cada vez mais popular, até mesmo para os negócios que não são obrigados a usá-la.

Isso se deve, pois, além de agilizar a rotina da empresa, esse documento funciona como uma ponte de integração segura entre as organizações e os órgãos públicos e privados.

Qual a importância do Certificado Digital?

Antes de tudo, o certificado digital tem grande importância na hora de emitir notas fiscais.

Logo, se sua empresa precisa fazer essa atividade, ela tem a obrigação de ter esse recurso, já que ele é um requisito essencial para emissão e download da NF-e (nesta última, a SEFAZ quem determina essa necessidade).

Depois, contar com um certificado digital ajuda na contabilidade do empreendimento, dando apoio para a gestão fiscal e acelerando os processos fiscais, contábeis, financeiros e tantos outros que requerem a assinatura eletrônica.

Como já dissemos, os bancos também exigem esse instrumento em muitas operações, reduzindo as burocracias de um atendimento totalmente manual.

Da mesma maneira, as instituições verificadoras de crédito costumam solicitá-lo, a fim de atestar a lisura da empresa, antes de ceder valores para investimentos, por exemplo.

Portanto, sem um certificado digital seu estabelecimento terá dificuldades para efetuar todas essas transações, o que resulta em perdas de tempo e de oportunidades de negócio, além do aumento de trabalho.

Quem precisa do Certificado Digital?

As empresas que pertencem ao regime de Lucro Real ou Lucro Presumido precisam, por lei, emitir notas fiscais, ou seja, o certificado digital é primordial nesses casos.

Isso porque, uma vez que a venda de produtos tenha incidência de ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), a assinatura digital é exigida na emissão das NF-es.

Esse documento, junto da autorização expedida pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ) de cada estado são as responsáveis pela validação da nota fiscal.

Além do mais, as organizações optantes ao Lucro Presumido possuem um grande número de declarações do Fisco que só são realizadas com o certificado digital, o que requer a aquisição da ferramenta.

No caso das empresas do Simples Nacional, a obrigatoriedade começou a ser exigida por fases:

Inicialmente, se exigiu o certificado digital das instituições do SuperSimples com até até 10 (dez) empregados;
Depois, a exigência passou para pessoas jurídicas com mais de 8 (oito) colaboradores;
Em seguida, empresas com 5 (cinco) contratados já eram obrigadas a possuir a certificação digital e;
Desde janeiro de 2017, qualquer empresa do Simples Nacional com mais de 3 (três) trabalhadores já devem portar o certificado digital.

Com relação ao Microempreendedor Individual (MEI), muitos estados não determinam que essa categoria jurídica possua a certificação, devendo o mesmo consultar as condições do seu estado para emissão de notas fiscais.

Contudo, se você é MEI e ainda que seu negócio não tenha essa obrigação legal, considere a possibilidade de adquirir o certificado digital, dado que ele traz inúmeras vantagens.

Entre elas, podemos citar a facilidade de contratar profissionais experientes para cuidar da sua contabilidade quando o empreendimento crescer.

Quais são os tipos de Certificado Digital?

Existem dois tipos de certificado digital no mercado: A1 e A3. Cada um possui suas características, benefícios e desvantagens, o que os fazem ideais para cada tipo de estabelecimento.

Conheça um pouco sobre os dois modelos!

Certificado Digital A1

O certificado digital A1 é um arquivo digital que pode ser armazenado em diferentes máquinas ao mesmo tempo, ainda mais porque possui rápida instalação.

Devido sua função remota, pode ser facilmente acessado de qualquer lugar do planeta, além da sua excelente funcionalidade de poder ser integrado ao emissor de NF-e.

Esse formato pede a senha ao usuário apenas uma vez e deve ser renovado todos os anos. Com isso, esse modelo de certificado digital ganha destaque por sua adaptabilidade em diferentes celulares, tablets e computadores.

Certificado Digital A3

O certificado digital do tipo A3 funciona a partir de um dispositivo móvel, como cartão, pendrive ou modem, o qual precisa ser inserido no computador para uso.

Por falar nisso, admite que apenas um computador o use por vez. Ademais, não permite integração aos emissores de NF-e e possui validade entre 1 a 3 anos.

Caso a senha cadastrada inicialmente for digitada de forma incorreta várias vezes, é possível que apenas a troca definitiva por outro certificado solucione o problema.

Versões do certificado digital

Esse documento fiscal tem 4 (quatro) versões:

e-CPF: é a identificação eletrônica para pessoas físicas;
e-CNPJ: mesma função do e-CPF, só que para empresas;
Certificado SSL: sistema que utiliza criptografia para proteção de dados de uma entidade contra terceiros, de modo que os e-commerces são o tipo de negócio com melhor aplicação para essa versão;
NF-e: é o emissor de notas fiscais eletrônicas.

Vantagens do Certificado Digital

Usar o certificado digital confere muitas vantagens para uma empresa, como por exemplo:

Traz mais segurança, já que não é possível fraudes na assinatura eletrônica;
Confere rapidez nos processos;
Facilita o preenchimento de documentos;
O acesso a órgãos públicos e privados se torna simples e sem burocracias;
Dependendo do certificado, é possível assinar documentos de qualquer lugar.

Inclusive, independente se essa certificação for obrigatório ou não para seu negócio, ele não deixa de usufruir de múltiplos benefícios, tais como:

Maior privacidade nas operações eletrônicas, dentro ou fora da instituição;
Redução de despesas, uma vez que documentos assinados digitalmente nao precisam de firma reconhecida em cartório;
A organização que utiliza o certificado digital ganha pontos em negociações (exemplo: leilões) ao dispor de um recurso confiável e seguro.

O que é mídia criptográfica?

A mídia criptográfica é um dispositivo físico de uso exclusivo para emissão e armazenamento do certificado digital.

Esse hardware contém alta segurança e seus modelos e detalhes técnicos são estipulados pela ICP-Brasil.

No Brasil, há dois tipos de mídias criptográficas, a de cartão e a de token.

O token se assemelha com um pendrive, no entanto tem um nível de segurança bem alto. Já o cartão, que se parece muito com um cartão de crédito, é um modelo de dispositivo no qual suas chaves são guardadas digitalmente em um chip criptográfico.

Qual certificado digital devo escolher?

A princípio, não há um modelo padrão ideal para todas as empresas.

Portanto, a escolha do melhor certificado digital para sua empresa vai depender das especificidades de cada modelo e, mais que isso, do quanto essas aplicações vão ser úteis ao seu negócio.

Na maioria das vezes, o certificado digital A1 tende a ser o mais recomendado, levando em conta sua fácil compatibilidade e custo-benefício.

Sabemos que nos dias de hoje a palavra de ordem dentro das organizações é a agilidade, por isso, esse modelo de certificado é tão preferido pelos empresários.

Afinal, uma vez que o A1 permite a armazenagem, uso e cópia em múltiplos dispositivos, a organização ganha produtividade, não tendo que se preocupar com a instalação de vários certificados ou esperar que se use o A3 em uma máquina para poder usá-lo em outra, por exemplo.

Isso sem falar que funcionários distintos do negócio podem trabalhar ao mesmo tempo usando o mesmo certificado virtual, sem deixar de lado a segurança dos dados do estabelecimento.

Dúvidas frequentes sobre Certificado Digital

Quais documentos a empresa precisa providenciar para adquirir certificado digital?

Em geral, a maioria das Autoridades Certificadoras (ACs) exigem o original e cópia de alguns documentos, tanto da organização como do empreendedor (pessoa física).

Para as empresas, a AC solicita a apresentação do contrato social, estatuto ou requerimento do empresário (quando é um MEI). Além desses, se houverem alterações no contrato, também é necessário uma via desse documento.

Por fim, o cartão CNPJ deve ser emitido 1 dia antes da validação presencial, assim como o documento da diretoria atual, dependendo de cada caso.

No caso do representante legal, pede-se documento de identificação válido, CPF e comprovante residencial de até três meses atrás, com o nome do titular impresso. O mesmo também passa por recolhimento de dados biométricos.

O que é a etapa de validação presencial?

A validação presencial é uma das etapas para adquirir o certificado digital, é a fase em que se constata a veracidade dos documentos apresentados, tanto da empresa como do representante legal.

Aliás, a validação pode ocorrer de três modos:

Presencial, quando você agenda o atendimento numa Autoridade Certificadora (AC) próximo de sua casa;
Por delivery, no momento que um agente da AC vai até sua residência ou escritório e;
Por videoconferência, desde que já tenha acontecido uma validação biométrica do representante legal (geralmente essa modalidade acontece na renovação).

Qual a diferença entre renovação e revogação do certificado digital?

A renovação é o processo natural que garante a continuidade do uso desse utensílio digital, ao passo que a revogação significa que um certificado digital foi encerrado antes da data prevista.

Enquanto a renovação acontece de acordo com o prazo de vencimento de cada certificado, a revogação pode partir tanto do usuário como de umas das Autoridades Certificadoras.

Na maioria dos casos, essa revogação acontece por dois motivos: mídia criptográfica perdida (o portador deve seguir com o processo de revogação) ou senha de acesso esquecida/bloqueada (considerando que a AC não copia senhas dos portadores).

Como adquirir Certificado Digital com o Bling ERP

Agora que você já sabe das principais informações sobre a certificação online, pode ser que sua dúvida seja: como adquirir essa tecnologia para minha empresa? Se essa for sua preocupação, se acalme, pois o Bling ERP trabalha com a venda de certificado digital.

Nós temos uma parceria com a Certisign, uma das entidades que fornecem a certificação digital, o que possibilita que você, empreendedor, possa ter esse item primordial no seu trabalho empresarial.

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